¿CUANTO CUESTA UNA DISTRIBUCIÓN INADECUADA?

     Parece que poco a poco se va aceptando la realidad de que la productividad de la plantilla es sensible a su entorno, la iluminación, climatización, un mobiliario ergonómico son cuestiones más que aceptadas, pero, ¿su distribución también?

     Desde luego que si, y además es relativamente sencillo hacer un cálculo del dinero que puede costarnos una distribución deficiente en ciertas situaciones. En este caso cuantificaremos cuánto puede costarnos una distribución que no proteja a su plantilla de los estímulos externos provocando interrupciones en su concentración mermando su productividad.

     Bien, empecemos por saber qué nos cuesta que un trabajador pierda la concentración. El psicólogo Mihaly Csikszentmihalyl definió en 1975 un estado de la mente denominado el estado de flujo o flow, que es aquel estado mental operativo en el cual la persona está completamente inmersa en la actividad que está realizando, o por llamarlo de otra manera, productivo al máximo. Bien, pues analizó que volver a ese estado tras una interrupción cuesta alrededor de 20 minutos, y si las interrupciones son numerosas nunca se llega a ese estado.

     Y por otro lado, ¿quién no ha visitado a un cliente y para llegar al despacho o la sala de reunión ha paseado por prácticamente toda la oficina provocando la desconcentración de casi toda la plantilla? Es algo bastante habitual entrar en una oficina y encontrarse la mirada curiosa de parte de la plantilla.

     Hagamos unos números, si estimamos un coste de hora de 30€, y la tercera parte de esa hora vuela con cada interrupción, osea, 10€. ¿se podría decir que si hay 20 empleados de camino a mi despacho cada visita que recibo me cuesta 200€? No, realmente serían 400, cuando se va la visita produce el mismo efecto. Aunque siendo realistas tampoco serían 400, la productividad no se anula en esos 20 minutos, solo se reduce en buena medida, ¿lo dejamos en 300?

¿Cuántos empleados hay camino de tu despacho en tu compañía?¿Cuántas visitas tienes al día?¿Cuál es el coste medio de la hora de tus empleados?

     Quizá ya no resulta tan descabellado plantearte un análisis y un cambio en la distribución de tu espacio de trabajo, ¿verdad? 

CUIDAMOS COMO ES DEBIDO NUESTRO MAS CARO ACTIVO?

     Pues no, no suele ser así. Aunque alguna gran compañía ya empieza a darse cuenta de que sus resultados no dependen principalmente ni de sus servidores, ni de sus infraestructuras, ni en gran medida de las decisiones de su dirección, sino de su capital humano, su activo más caro y en muchos casos el más olvidado.

    Seguro que lo que voy a decir ahora va a chirriar a más de uno que pertenezca a Recursos Humanos, pero si lee la entrada entera terminará dándome la razón.

      "Ojalá se tratara a la plantilla de las empresas como a ciertos equipos."

    Voy a comparar cómo se analiza y trata el puesto de trabajo de un servidor informático por ejemplo, frente al de un empleado que trabaja a menudo en el cliente.

Servidor informático.

- Nos ponemos en manos de una empresa especializada para que nos asesore sobre todo lo relacionado con el servidor.

- Se le cede un espacio privado con sistema de climatización independiente, y a menudo con sistemas redundantes.

- En lo referente a la alimentación eléctrica, se crea una red con sistemas para mantener los valores eléctricos estables y un servicio ininterrumpido.

- Sistemas de detección y extinción de incendios especificos y más sofisticados y caros que para el resto de los espacios.

**En conclusión, se siguen punto por punto las especificaciones marcadas por el fabricante y los técnicos que contratamos para que nos asesoren. Todo lo que sea necesario para que el servidor funcione a pleno rendimiento.

El coste de estos equipos es muy variable, pero bueno, algo pequeño para una empresa de 30 o 40 empleados puede estar entre 10.000 y 20.000 euros.

Empleado con ratio de uso de espacio bajo.

- No vemos necesario acudir a un profesional para que nos asesore sobre el puesto asignado mas adecuado, ni sobre la ubicación dentro del espacio de trabajo.

- La climatización generalmente se dimensiona y calcula para espacios sin compartimentaciones, al ir haciendo divisiones se desestabiliza el equilibrio existente, y al ubicar a la plantilla por desconocimiento no se suele solucionar.

- A nivel de instalación eléctrica e iluminación, los requerimientos se suelen cumplir ya que son operaciones evidentes, sencillas y baratas.

**A pesar de tratarse del "elemento" más sensible a los estímulos externos, y por ello el más complicado de implantar, nos lanzamos a ubicarlo y definir su puesto sin ningún apoyo, y sin analizar las necesidades de éste en base a su tipo de trabajo . NO, comprar una silla de 500 euros con muchos ajustes no es suficiente.

¿Coste? Pues podemos estar hablando de unos 36.000 euros AL AÑO. Parece que nuestro servidor se está convirtiendo en calderilla.

     Bien, seguramente más de uno estará pensando que el valor del servidor aumenta porque la caída de éste significaría la interrupción en la actividad de la compañía. Hoy en día tenemos sistemas redundantes, la nube, y un largo listado de soluciones, y con un correcto plan de contingencias se podría estar en funcionamiento en un corto espacio de tiempo.

Con esto no quiero decir que debamos descuidar nuestros servidores, todo lo contrario, lo que quiero decir es que es necesario analizar con cuidado las necesidades de nuestro capital humano.

    El capital humano "tiene" unas especificaciones mucho más complejas que las de un equipo, y cualquier deficiencia afecta a la productividad de los empleados, y puede suponer un coste mucho mayor que la avería de cualquier equipo. Por no decir el sobrecoste que supone infrautilizar espacios de trabajo al no distribuir correctamente los diferentes espacios de soporte.

EL BUEN EJEMPLO DE LAS GRANDES MARCAS DE VEHICULOS.

     Pues sí, seguro que a nadie se le ocurriría pensar que las compañías de este sector pudieran ser un ejemplo de buenas prácticas en lo que a diseño de espacios se refiere. La imagen habitual es la de la típica empresa con grandes espacios abiertos, colores corporativos a raudales y zonas de reunión con grandes sofás de diseño, también abiertas por supuesto.

     Pues no, ese tipo de espacios no es el adecuado para todos los perfiles de todas las compañías. No hay reglas maestras para la definición de espacios, toca remangarse las mangas de la camisa y analizar todos los procesos y metodologías de trabajo de la compañía objeto de estudio, la compañía no tiene que adaptarse a un concepto de espacio, sino al contrario.

     ¿Y por qué digo que son un ejemplo?

1. Imagen sí, pero donde hace falta y como hace falta.

     ¿Cuál es la razón principal de dedicar recursos a nuestra imagen? Evidentemente transmitir una imagen de marca a los clientes, la gran compañía que somos, nuestras políticas, en definitiva, qué es eso que tiene nuestra compañía por lo que deben contratar nuestros servicios, nuestros productos, etc…

     Estas compañías han diferenciado los tipos de espacio que tienen, y en base a su uso han aplicado unos criterios u otros:

-           Concesionarios, el objetivo es dar una máxima visibilidad al producto que venden y hacer sentirse importante, y por qué no, rico al potencial cliente para que se deje el dinero en un producto de alto coste. ¿Qué mejor que espacios acristalados que dejen pasar la luz para que brillen esos coches lustrosos, suelo de moqueta y un mobiliario de diseño como el de una oficina de alto standing para conseguir todo eso? ¿Qué concesionario nos hace girar la cabeza al pasar frente a él? ¿Es eso casual? En absoluto.

-           Oficinas centrales, bien, necesitan grandes superficies de oficina dado su tamaño, puede ser que tengan visitas de clientes corporativos, con lo que el espacio ha de tener una cierta calidad, pero, ¿necesitan crear espacios con una marcada imagen corporativa? No, a menudo ocupan edificios con una buena imagen y adaptan zonas parciales donde reciben a esos clientes corporativos. El que va a verles lo hace a propósito, no han de llamar su atención.

-           Plantas de producción, aquí la imagen importa bastante poco, ningún cliente visita estas plantas. Evidentemente tampoco están en situación de abandono claro, pero la imagen no es el objetivo principal. Y dado que se ahorran el coste de esa imagen…, ¿lo reinvierten en algo? En el siguiente punto.

  

2. El empleado es importante, la productividad depende de él.

     Tienen bastante claro que la calidad de su producto depende en buena medida de la formación de sus trabajadores y de la calidad de sus puestos de trabajo. El análisis de los espacios de esas cadenas de montaje se piensa para fomentar la productividad, eso es evidente, pero analizando cómo mejorar la calidad del puesto de trabajo de cada empleado de esa cadena, ya que la productividad depende de ello.

  

     Del mismo modo, se preocupan de que el grado de satisfacción en el puesto de trabajo de esos empleados sea elevado, zonas de descanso, comedores, todo ello es un coste asumible si a cambio tus propios trabajadores se sienten identificados con la marca, son potenciales compradores del producto y se sienten parte de la compañía haciendo de comerciales gratuitos. Y bajo mi punto de vista de un modo bastante más efectivo que con la idea de que si se crea un entorno plagado de los colores corporativos el personal se siente parte de la empresa.

     Bajo mi punto de vista dan en el clavo, y como yo lo veo es porque tratan sus espacios como una herramienta más para el funcionamiento de sus compañías, y definen esa herramienta acorde a sus necesidades en cada caso.

LA IMPORTANCIA DE LA CALIFICACIÓN ENERGÉTICA PARA ELEGIR EL ESPACIO DE TRABAJO.

          Aunque la calificación energética de los espacios se ha tomado como un trámite más para recaudar impuestos, obtenemos una información capital, ya que el consumo energético es uno de los grandes costes a tener en cuenta a la hora de elegir un espacio de trabajo. Con la entrada de la obligatoriedad de poseer este certificado a cualquier inmueble o parte de él ya sea para venta o alquiler, obtenemos una información muy valiosa que no sólo nos permite saber si ese espacio es eficiente o no, y si será agradable para nuestros empleados aumentando su productividad, sino que además obtendremos una aproximación sobre el coste energético anual del mismo.

            ¿Qué conclusiones podemos sacar de esto?

            Si somos el propietario del inmueble está muy claro, lo que nos interesa es tener la mejor calificación posible, ya que será más fácilmente alquilable o vendible. Se nos puede pasar por la cabeza que haya técnicos dispuestos a falsear las calificaciones, pero no parece probable ya que las sanciones por dicho falseo son cuantiosas, pero bueno, en caso de cualquier sospecha siempre se puede solicitar que otro técnico compruebe esa calificación.

            Si por el contrario somos compradores obtenemos mucha información. Por un lado tenemos la demanda energética del espacio, que simplificando se puede decir que es el valor que nos da una idea sobre la calidad de ese espacio a nivel de materiales y construcción en lo referente al aislamiento térmico. Por otro, el consumo de energía primaria, que es la energía consumida para el funcionamiento normal del edificio, valor éste del que podemos obtener varios datos interesantes:

 ·  Primero, coste energético anual, aplicándole el coste unitario de tipo de energía que empleen nuestras instalaciones.

 · Segundo, obtenemos una idea de la eficiencia de las instalaciones, ya que este concepto está relacionado con la demanda energética.

      Conoceremos tanto la eficiencia de la construcción como la de sus instalaciones, y datos económicos para plantearnos si merece la pena adquirir ese espacio para nuestra compañía, si merecerá la pena comprar e invertir en mejorar las instalaciones, el plazo de amortización, en conclusión, todo.

       Y el último caso a analizar, si vamos a alquilar ese espacio para el desarrollo de nuestra actividad. ¿Qué nos aporta esta calificación?. Lo común a la hora de elegir un espacio es fijarse únicamente en el coste del alquiler, pues un alquiler barato puede dejar de serlo si por la poca eficiencia de las instalaciones el coste energético se dispara. Hay que hacer números y el certificado de calificación energética nos da las herramientas necesarias para ello.

          Como conclusión decir que un espacio con una envolvente poco eficiente, aparte del sobrecoste energético que produce, provocará una merma en la productividad de la plantilla que se ubica próxima a dicha envolvente al empeorar el confort térmico de ésta.

LA PRODUCTIVIDAD Y LOS COLORES.

     Esta si que es buena, ¿acaso no es la mejor opción decorar el espacio de mi compañía con los colores corporativos? ¿No es la mejor opción para hacer que mis empleados se sientan parte de esta gran familia que es mi compañía? ¿Me están diciendo que es perjudicial para la productividad?

Pues… es muy posible.

             

   Resulta que los colores, al igual que el resto de características del espacio de trabajo, distribución, iluminación, mobiliario, climatización, etc…, afectan también a la productividad de los empleados.

               

    El color altera la tensión arterial, la tensión en músculos, nervios, y aparte, nuestro cerebro lo asocia con distintas situaciones, con lo que afecta a nuestro estado de ánimo, y según esté éste así trabajaremos. Por ejemplo, los colores relacionados con el naranja favorecen la interacción, la comunicación, la negociación, ¿curioso verdad? Por el contrario, los verdes favorecen la relajación, la creatividad, el trabajo individual,…

                

   Todo esto refuerza la idea de que la selección y diseño de un espacio de trabajo debe responder a las necesidades de la compañía como unidad, pero también, y es muy importante, a las necesidades de la plantilla, y definirse en base a ellos, del mismo modo que un CPD se diseña en base a los equipos que contiene.

                

    Bien, ya sabemos que los colores afectan directamente al estado de ánimo de las personas, pero, ¿afectan de otra manera? Si, y de qué manera.

                

   En primer lugar, la unión de ciertos colores, con el tipo de material y una cierta iluminación, puede provocar deslumbramientos, generando molestias a las personas afectadas por ellos. Como se puede ver la elección del color va íntimamente relacionada con la iluminación del espacio, o al contrario, y con acabado de los materiales empleados.

                

    También hemos de tener cuidado con el campo de visión de cada trabajador, si en ese campo de visión tenemos grandes contrastes de color, aparte de dificultar la concentración, pueden producir cansancio, al tener el ojo que adaptarse continuamente a esos cambios tan importantes. No olvidemos que estamos diseñando un espacio de trabajo, y la prioridad que debe estar por encima de todas es favorecer el incremento de productividad de los empleados.

                

    Pero, ¿y económicamente? ¿Puede afectar de una forma positiva o negativa económicamente hablando? Pues de nuevo la respuesta es sí.

                

    Empleando colores claros en los techos con una alta capacidad de reflexión (superior al 60%) podremos reducir la iluminación necesaria aunque mantengamos un tono oscuro en el suelo y con una reflexión inferior al 30%, necesario en muchos casos por razones de durabilidad. Un mobiliario en tonos claros, unas paredes en colores cálidos, siempre ayudarán a reducir la necesidad de iluminación artificial. Ahora, ojo con los deslumbramientos, cuidemos la textura de los materiales.

                

    En oficinas con colores fríos, de aspecto tétrico, en muchos casos, en un intento por hacer más acogedora la oficina, se aumenta la temperatura, con el sobrecoste en climatización que ello conlleva, empleando colores cálidos, como el crema, el melocotón, cambiamos esa situación, haciendo más acogedora y cálida la oficina. Otro ahorro económico.

                

    ¿A qué conclusión llegamos? Sencillo, los colores son un elemento más analizar en un espacio de trabajo, pero a analizarlo desde el punto de vista funcional, desde la óptica del incremento de productividad por encima de cualquier visión meramente decorativa.

FUNCIONALISMO VERSUS FORMALISMO.

     Ya Vitrubio hacía referencia a estos dos conceptos, bueno, él fue más lejos, se planteó tres metas para el diseño de un edificio:

  - Utilitas, o lo que es lo mismo, comodidad/utilidad.

  - Venustas, belleza.

  - Firmitas, solidez.

     Evidentemente la tercera meta es imprescindible, no es concebible que una construcción no sea estable y sólida. Ahora, las otras dos son las que incluso han llegado a crear dos corrientes claramente enfrentadas, el formalismo y el funcionalismo. Estas corrientes se han ido alternando a lo largo del tiempo.

En los inicios del siglo veinte, el arquitecto Louis Sullivan creó la Escuela de Chicago con una máxima, " la forma sigue a la función", una de las cunas del funcionalismo. Esta corriente se hizo necesaria al no poder responder el repertorio tradicional las necesidades de la revolución industrial.

     Otros grandes arquitectos que siguieron esta tendencia fueron Mies Van de Rohe y Le Corbusier, el cual decía que "la casa es la máquina en que vivir".

     En la década de los setenta se produjo un cambio de tendencia, cobrando fuerza los arquitectos formalistas, tales como Philip Johnson, el cual decia que "la profesión no tenía responsabilidad funcional", Peter Eisenman, que aseguraba que "no hacía la función", u otros como Frank Gehry o Richard Meier, que directamente se veían como artistas sin responsabilidad funcional en sus diseños.

     Afortunadamente otros arquitectos han intentado posteriormente satisfacer las tres metas de Vitruvio, como Will Bruder por ejemplo.

     ¿Y qué ha producido estos cambios de tendencia?  El cambio de las necesidades de la sociedad, sobre todo las relacionadas con aspectos económicos y de crecimiento.

     Bien, pues aquí es donde acaba la parte documentada y donde empieza mi humilde opinión. ¿Qué tiene que ver todo lo comentado anteriormente con la gestión de espacios?     Me explico:

     Bajo mi punto de vista venimos de una etapa claramente formalista en lo referente al diseño de espacios. Durante los años anteriores a la crisis hemos visto cómo grandes compañías, que ya lo eran antes o se hicieron grandes con el boom inmobiliario, invertían buena parte de su tesorería y lo que no era tesorería, en magníficos y caros proyectos para sus sedes poniéndose en manos de renombrados arquitectos formalistas. Es evidente que el caldo de cultivo era perfecto, dinero "fácil" y nuestro carácter latino que nos incita a mostrar nuestra "opulencia". Pero claro, esta, digamos "alegría" a la hora de seleccionar sedes de alto componente representativo, provocó que se generara a su vez un boom en la construcción de edificios destinados al alquiler de oficinas, ya que aquellas compañías que no tenían la capacidad suficiente para construirse su propia sede, no se resignaban a no tener su espacio de oficina en un edificio de Prime.

      Y....llegó la crisis, resultado, inmobiliarias en serios problemas, concursos de acreedores,  impagos de empresas a propietarios de edificios, caros edificios sin terminar de pagar vacíos y compañías incapaces de mantener su cara ubicación.

     Bien, pues se acabó la fiesta, se acabó el dinero "regalado", y se acabó no ser eficiente, si señor, como lo oye, porque en esta locura muchas compañías se tomaron el lujo de no ser eficientes, total, se tira de pólizas de crédito y listo. Pues ahora se ha juntado que no hay pólizas que valgan y además como remate toca competir fuera, con empresas que si que lo son ya que no han vivido la fiesta del crédito y aprendieron a dar beneficios aplicando una técnica novedosa, PENSAR PARA OPTIMIZAR.

     Cierto es que algunas compañías españolas ya lo están haciendo, han tomado el espacio de trabajo como un activo más y no como un mal necesario o un elemento más para mostrar la imagen de la compañía cuando ello no es necesario, si, lo que digo, no siempre es necesario dedicar recursos para que nuestro espacio sea un bonito escaparate ya que en muchos casos nuestros clientes no nos visitan, ¿qué lógica tiene gastar si no lo va a ver nadie? Seguro que esos recursos reportan más beneficios si se invierten en mejorar los medios y equipos de los empleados.

     Es el momento de dedicar todos los recursos disponibles en aquellas estrategias que vayan a reportar un beneficio a nuestra compañía, si la imagen es una de ellas perfecto, pero sólo en ese caso.

PENSEMOS EN SER FUNCIONALES.

EL DOBLE EFECTO DE LOS HUECOS VACÍOS

     Bien, supongo que os estaréis preguntando qué quiero decir con eso de los huecos vacíos. A lo que me refiero es a ese proceso que desgraciadamente se está produciendo en muchas compañías, la reducción de las plantillas ha provocado que al echar un vistazo a nuestras oficinas nos encontremos con puestos de trabajo vacíos.

     Ahora responderé a la segunda cuestión que genera el título de esta entrada, ¿cuál puñetas es ese doble efecto?. En principio sólo parece que haya uno, que es el hecho de que alguien ha dejado de pertenecer a la compañía. Pero yo no me refiero al efecto que le genera al que se ha ido, sino al efecto generado en los que se quedan.

     

     Uno de los efectos, demoledor para la productividad del capital humano, es la ansiedad que genera en el resto de la plantilla. Aunque seguro que a alguien, con bastante poco conocimiento del funcionamiento del cerebro humano y bastante poco tacto pensará que es al contrario, anima al resto a ser más productivos para que su puesto no acabe igual. Pues no, lo único que conseguimos es el "síndrome del burnout" (Descrito ya en 1974 por Freudemberg), vamos, lo que viene a ser estrés laboral, que aparte de mermar la productividad, es una de las principales causas de las bajas laborales, más costes...

     Segundo efecto, este es bastante más evidente, ¿qué produce un hueco vacío? Cierto, no demasiado. Pero vayamos más lejos, ya no es que no produzca, ¡es que cuesta!, ¿acaso no se ilumina ese puesto? ¿no se climatiza? ¿no se limpia?.

     Imaginemos por un momento que en una hipotética compañía X, se decidiera cobrar a los departamentos por el espacio que ocupan. ¿Cuánto créeis que tardarían en pedir un cambio de oficinas si tuvieran aunque sólo fuera un hueco vacío? ¿Acaso a alguien se le ocurre pensar que puede ser una buena política mantener 50 coches para un departamento comercial de 40 personas?.

     Mi humilde opinión, optimicemos nuestros espacios al máximo, quizá podamos evitar alguno de esos huecos vacíos, y si ya los tenemos, con más motivo aún. 

                         EVITEMOS EL DOBLE EFECTO.