¿NECESITO UN CAMBIO DE OFICINA?

     Una afirmación frecuente que nos transmiten las direcciones de compañías al plantearles un cambio de espacio es:

   "Bueno, realmente ahora no vemos la necesidad de cambiar de oficina, tenemos suficiente espacio y podemos hacer frente a los costes que nos genera."

    Es un argumento que sería rechazado si se tratara de cualquier otro elemento de la compañía, sería tildado de poco productivo. Si al medir los resultados de una cara maquinaria de una cadena de montaje el resultado fuera que no es un cuello de botella y que se va amortizando seguramente rodarían cabezas. ¿Dónde se ha quedado la mejora continua y la obtención del máximo rendimiento de todos los equipos?.

    Las compañías dedican recursos y horas de consultoría para optimizar al máximo los procesos y obtener el mayor rendimiento de todos los activos. Se localizan los cuellos de botella, se eliminan, éstos se desplazan a otras estaciones, se vuelven a eliminar, se invierte en tecnología, se reducen los inventarios a lo imprescindible cuadrándolos con la producción y las ventas, en conclusión, encaje de bolillos para funcionar como un reloj suizo, eficiencia en su estado puro.

  Llegamos al espacio de trabajo, el cual, curiosamente es generalmente el SEGUNDO coste más importante de la compañía y el análisis se limita a que lo podamos pagar y no moleste, inaudito. Nos encontramos con espacios infrautilizados, resultado, superficie excesiva que se paga, distribuciones ineficientes que afectan a la productividad de la plantilla que generan cuellos de botella que somos incapaces de resolver al no enfrentarnos a ellos de la forma adecuada, instalaciones poco eficientes que desperdician una energía cada vez más cara.

   Repitamos la pregunta, ¿es necesario cambiar de oficina? Pues en la misma medida en que cambiamos nuestros procesos, la distribución de los espacios ha de analizarse continuamente para mejorar los resultados de productividad y coste, y si ello implica cambiar de espacio de trabajo, adelante. Generalmente, cuando se produce un cambio en los procesos de una compañía, es más que probable que sea conveniente realizar cambios en la distribución de los espacio.

UN CAMBIO NO SÓLO HA DE PLANTEARSE POR COSTE O SUPERFICIE, SINO POR MEJORA, POR EFICIENCIA.

COMO SABER SI MI ESPACIO DE TRABAJO ES EL IDÓNEO.

     Eso es, el idóneo o al menos que la balanza coste/beneficio sea positiva. Es muy común al preguntar sobre el espacio de trabajo recibir esta respuesta:

"Nuestra oficina es pequeña, por ello nos resulta barata, y bueno, nos apañamos para caber todos."

    Esta afirmación no sorprende a nadie, de hecho puede parecer hasta coherente y responsable, pero, ¿qué tal suena esta?:

“Hemos adquirido una aplicación informática de gestión que ralentiza nuestro trabajo, pero bueno, nos apañamos, además, nos salió muy barata”.

    Seguro que si alguien os dijera esto os llevaríais las manos a la cabeza y no le concederíais demasiado futuro al proyecto de esta persona. Sin embargo, dedicar buena parte de nuestros recursos a un espacio que ya no es que no genere beneficios a la compañía, sino que merma la productividad nos parece una buena medida.

    Bajo mi punto de vista la raíz del problema es que el espacio de trabajo se ve como un mal necesario, cuya única finalidad es ser la caja que contiene a lo que realmente genera beneficios, pero no se ha asimilado aún que en buena medida los resultados de la compañía dependen de esta caja, con lo que cuanto menos no cueste mejor, sin pensar que el balance al final del año será igualmente negativo a este respecto, cuesta poco, si, pero no aporta nada positivo que equilibre la balanza.

    Pero digo yo, ¿y si viéramos el espacio de trabajo como un activo más? En el que al final del año podamos colocar a un lado el coste del mismo, al otro el beneficio que genera en productividad de la plantilla, imagen si es que hace falta, ahorro energético, y el balance resultara positivo porque aunque su coste sea mayor genera aún más beneficio.

   Yo me quedo con el segundo escenario sin duda.

   Y si os dijera que el ejercicio de analizar y diseñar el espacio de trabajo para hacerlo productivo generalmente reduce la superficie necesaria, reduciendo lógicamente el coste, ¿con qué escenario os quedaríais?

   Saludos.

¿CUANTO CUESTA UNA DISTRIBUCIÓN INADECUADA?

     Parece que poco a poco se va aceptando la realidad de que la productividad de la plantilla es sensible a su entorno, la iluminación, climatización, un mobiliario ergonómico son cuestiones más que aceptadas, pero, ¿su distribución también?

     Desde luego que si, y además es relativamente sencillo hacer un cálculo del dinero que puede costarnos una distribución deficiente en ciertas situaciones. En este caso cuantificaremos cuánto puede costarnos una distribución que no proteja a su plantilla de los estímulos externos provocando interrupciones en su concentración mermando su productividad.

     Bien, empecemos por saber qué nos cuesta que un trabajador pierda la concentración. El psicólogo Mihaly Csikszentmihalyl definió en 1975 un estado de la mente denominado el estado de flujo o flow, que es aquel estado mental operativo en el cual la persona está completamente inmersa en la actividad que está realizando, o por llamarlo de otra manera, productivo al máximo. Bien, pues analizó que volver a ese estado tras una interrupción cuesta alrededor de 20 minutos, y si las interrupciones son numerosas nunca se llega a ese estado.

     Y por otro lado, ¿quién no ha visitado a un cliente y para llegar al despacho o la sala de reunión ha paseado por prácticamente toda la oficina provocando la desconcentración de casi toda la plantilla? Es algo bastante habitual entrar en una oficina y encontrarse la mirada curiosa de parte de la plantilla.

     Hagamos unos números, si estimamos un coste de hora de 30€, y la tercera parte de esa hora vuela con cada interrupción, osea, 10€. ¿se podría decir que si hay 20 empleados de camino a mi despacho cada visita que recibo me cuesta 200€? No, realmente serían 400, cuando se va la visita produce el mismo efecto. Aunque siendo realistas tampoco serían 400, la productividad no se anula en esos 20 minutos, solo se reduce en buena medida, ¿lo dejamos en 300?

¿Cuántos empleados hay camino de tu despacho en tu compañía?¿Cuántas visitas tienes al día?¿Cuál es el coste medio de la hora de tus empleados?

     Quizá ya no resulta tan descabellado plantearte un análisis y un cambio en la distribución de tu espacio de trabajo, ¿verdad? 

CUIDAMOS COMO ES DEBIDO NUESTRO MAS CARO ACTIVO?

     Pues no, no suele ser así. Aunque alguna gran compañía ya empieza a darse cuenta de que sus resultados no dependen principalmente ni de sus servidores, ni de sus infraestructuras, ni en gran medida de las decisiones de su dirección, sino de su capital humano, su activo más caro y en muchos casos el más olvidado.

    Seguro que lo que voy a decir ahora va a chirriar a más de uno que pertenezca a Recursos Humanos, pero si lee la entrada entera terminará dándome la razón.

      "Ojalá se tratara a la plantilla de las empresas como a ciertos equipos."

    Voy a comparar cómo se analiza y trata el puesto de trabajo de un servidor informático por ejemplo, frente al de un empleado que trabaja a menudo en el cliente.

Servidor informático.

- Nos ponemos en manos de una empresa especializada para que nos asesore sobre todo lo relacionado con el servidor.

- Se le cede un espacio privado con sistema de climatización independiente, y a menudo con sistemas redundantes.

- En lo referente a la alimentación eléctrica, se crea una red con sistemas para mantener los valores eléctricos estables y un servicio ininterrumpido.

- Sistemas de detección y extinción de incendios especificos y más sofisticados y caros que para el resto de los espacios.

**En conclusión, se siguen punto por punto las especificaciones marcadas por el fabricante y los técnicos que contratamos para que nos asesoren. Todo lo que sea necesario para que el servidor funcione a pleno rendimiento.

El coste de estos equipos es muy variable, pero bueno, algo pequeño para una empresa de 30 o 40 empleados puede estar entre 10.000 y 20.000 euros.

Empleado con ratio de uso de espacio bajo.

- No vemos necesario acudir a un profesional para que nos asesore sobre el puesto asignado mas adecuado, ni sobre la ubicación dentro del espacio de trabajo.

- La climatización generalmente se dimensiona y calcula para espacios sin compartimentaciones, al ir haciendo divisiones se desestabiliza el equilibrio existente, y al ubicar a la plantilla por desconocimiento no se suele solucionar.

- A nivel de instalación eléctrica e iluminación, los requerimientos se suelen cumplir ya que son operaciones evidentes, sencillas y baratas.

**A pesar de tratarse del "elemento" más sensible a los estímulos externos, y por ello el más complicado de implantar, nos lanzamos a ubicarlo y definir su puesto sin ningún apoyo, y sin analizar las necesidades de éste en base a su tipo de trabajo . NO, comprar una silla de 500 euros con muchos ajustes no es suficiente.

¿Coste? Pues podemos estar hablando de unos 36.000 euros AL AÑO. Parece que nuestro servidor se está convirtiendo en calderilla.

     Bien, seguramente más de uno estará pensando que el valor del servidor aumenta porque la caída de éste significaría la interrupción en la actividad de la compañía. Hoy en día tenemos sistemas redundantes, la nube, y un largo listado de soluciones, y con un correcto plan de contingencias se podría estar en funcionamiento en un corto espacio de tiempo.

Con esto no quiero decir que debamos descuidar nuestros servidores, todo lo contrario, lo que quiero decir es que es necesario analizar con cuidado las necesidades de nuestro capital humano.

    El capital humano "tiene" unas especificaciones mucho más complejas que las de un equipo, y cualquier deficiencia afecta a la productividad de los empleados, y puede suponer un coste mucho mayor que la avería de cualquier equipo. Por no decir el sobrecoste que supone infrautilizar espacios de trabajo al no distribuir correctamente los diferentes espacios de soporte.

EL BUEN EJEMPLO DE LAS GRANDES MARCAS DE VEHICULOS.

     Pues sí, seguro que a nadie se le ocurriría pensar que las compañías de este sector pudieran ser un ejemplo de buenas prácticas en lo que a diseño de espacios se refiere. La imagen habitual es la de la típica empresa con grandes espacios abiertos, colores corporativos a raudales y zonas de reunión con grandes sofás de diseño, también abiertas por supuesto.

     Pues no, ese tipo de espacios no es el adecuado para todos los perfiles de todas las compañías. No hay reglas maestras para la definición de espacios, toca remangarse las mangas de la camisa y analizar todos los procesos y metodologías de trabajo de la compañía objeto de estudio, la compañía no tiene que adaptarse a un concepto de espacio, sino al contrario.

     ¿Y por qué digo que son un ejemplo?

1. Imagen sí, pero donde hace falta y como hace falta.

     ¿Cuál es la razón principal de dedicar recursos a nuestra imagen? Evidentemente transmitir una imagen de marca a los clientes, la gran compañía que somos, nuestras políticas, en definitiva, qué es eso que tiene nuestra compañía por lo que deben contratar nuestros servicios, nuestros productos, etc…

     Estas compañías han diferenciado los tipos de espacio que tienen, y en base a su uso han aplicado unos criterios u otros:

-           Concesionarios, el objetivo es dar una máxima visibilidad al producto que venden y hacer sentirse importante, y por qué no, rico al potencial cliente para que se deje el dinero en un producto de alto coste. ¿Qué mejor que espacios acristalados que dejen pasar la luz para que brillen esos coches lustrosos, suelo de moqueta y un mobiliario de diseño como el de una oficina de alto standing para conseguir todo eso? ¿Qué concesionario nos hace girar la cabeza al pasar frente a él? ¿Es eso casual? En absoluto.

-           Oficinas centrales, bien, necesitan grandes superficies de oficina dado su tamaño, puede ser que tengan visitas de clientes corporativos, con lo que el espacio ha de tener una cierta calidad, pero, ¿necesitan crear espacios con una marcada imagen corporativa? No, a menudo ocupan edificios con una buena imagen y adaptan zonas parciales donde reciben a esos clientes corporativos. El que va a verles lo hace a propósito, no han de llamar su atención.

-           Plantas de producción, aquí la imagen importa bastante poco, ningún cliente visita estas plantas. Evidentemente tampoco están en situación de abandono claro, pero la imagen no es el objetivo principal. Y dado que se ahorran el coste de esa imagen…, ¿lo reinvierten en algo? En el siguiente punto.

  

2. El empleado es importante, la productividad depende de él.

     Tienen bastante claro que la calidad de su producto depende en buena medida de la formación de sus trabajadores y de la calidad de sus puestos de trabajo. El análisis de los espacios de esas cadenas de montaje se piensa para fomentar la productividad, eso es evidente, pero analizando cómo mejorar la calidad del puesto de trabajo de cada empleado de esa cadena, ya que la productividad depende de ello.

  

     Del mismo modo, se preocupan de que el grado de satisfacción en el puesto de trabajo de esos empleados sea elevado, zonas de descanso, comedores, todo ello es un coste asumible si a cambio tus propios trabajadores se sienten identificados con la marca, son potenciales compradores del producto y se sienten parte de la compañía haciendo de comerciales gratuitos. Y bajo mi punto de vista de un modo bastante más efectivo que con la idea de que si se crea un entorno plagado de los colores corporativos el personal se siente parte de la empresa.

     Bajo mi punto de vista dan en el clavo, y como yo lo veo es porque tratan sus espacios como una herramienta más para el funcionamiento de sus compañías, y definen esa herramienta acorde a sus necesidades en cada caso.

LA IMPORTANCIA DE LA CALIFICACIÓN ENERGÉTICA PARA ELEGIR EL ESPACIO DE TRABAJO.

          Aunque la calificación energética de los espacios se ha tomado como un trámite más para recaudar impuestos, obtenemos una información capital, ya que el consumo energético es uno de los grandes costes a tener en cuenta a la hora de elegir un espacio de trabajo. Con la entrada de la obligatoriedad de poseer este certificado a cualquier inmueble o parte de él ya sea para venta o alquiler, obtenemos una información muy valiosa que no sólo nos permite saber si ese espacio es eficiente o no, y si será agradable para nuestros empleados aumentando su productividad, sino que además obtendremos una aproximación sobre el coste energético anual del mismo.

            ¿Qué conclusiones podemos sacar de esto?

            Si somos el propietario del inmueble está muy claro, lo que nos interesa es tener la mejor calificación posible, ya que será más fácilmente alquilable o vendible. Se nos puede pasar por la cabeza que haya técnicos dispuestos a falsear las calificaciones, pero no parece probable ya que las sanciones por dicho falseo son cuantiosas, pero bueno, en caso de cualquier sospecha siempre se puede solicitar que otro técnico compruebe esa calificación.

            Si por el contrario somos compradores obtenemos mucha información. Por un lado tenemos la demanda energética del espacio, que simplificando se puede decir que es el valor que nos da una idea sobre la calidad de ese espacio a nivel de materiales y construcción en lo referente al aislamiento térmico. Por otro, el consumo de energía primaria, que es la energía consumida para el funcionamiento normal del edificio, valor éste del que podemos obtener varios datos interesantes:

 ·  Primero, coste energético anual, aplicándole el coste unitario de tipo de energía que empleen nuestras instalaciones.

 · Segundo, obtenemos una idea de la eficiencia de las instalaciones, ya que este concepto está relacionado con la demanda energética.

      Conoceremos tanto la eficiencia de la construcción como la de sus instalaciones, y datos económicos para plantearnos si merece la pena adquirir ese espacio para nuestra compañía, si merecerá la pena comprar e invertir en mejorar las instalaciones, el plazo de amortización, en conclusión, todo.

       Y el último caso a analizar, si vamos a alquilar ese espacio para el desarrollo de nuestra actividad. ¿Qué nos aporta esta calificación?. Lo común a la hora de elegir un espacio es fijarse únicamente en el coste del alquiler, pues un alquiler barato puede dejar de serlo si por la poca eficiencia de las instalaciones el coste energético se dispara. Hay que hacer números y el certificado de calificación energética nos da las herramientas necesarias para ello.

          Como conclusión decir que un espacio con una envolvente poco eficiente, aparte del sobrecoste energético que produce, provocará una merma en la productividad de la plantilla que se ubica próxima a dicha envolvente al empeorar el confort térmico de ésta.

LA PRODUCTIVIDAD Y LOS COLORES.

     Esta si que es buena, ¿acaso no es la mejor opción decorar el espacio de mi compañía con los colores corporativos? ¿No es la mejor opción para hacer que mis empleados se sientan parte de esta gran familia que es mi compañía? ¿Me están diciendo que es perjudicial para la productividad?

Pues… es muy posible.

             

   Resulta que los colores, al igual que el resto de características del espacio de trabajo, distribución, iluminación, mobiliario, climatización, etc…, afectan también a la productividad de los empleados.

               

    El color altera la tensión arterial, la tensión en músculos, nervios, y aparte, nuestro cerebro lo asocia con distintas situaciones, con lo que afecta a nuestro estado de ánimo, y según esté éste así trabajaremos. Por ejemplo, los colores relacionados con el naranja favorecen la interacción, la comunicación, la negociación, ¿curioso verdad? Por el contrario, los verdes favorecen la relajación, la creatividad, el trabajo individual,…

                

   Todo esto refuerza la idea de que la selección y diseño de un espacio de trabajo debe responder a las necesidades de la compañía como unidad, pero también, y es muy importante, a las necesidades de la plantilla, y definirse en base a ellos, del mismo modo que un CPD se diseña en base a los equipos que contiene.

                

    Bien, ya sabemos que los colores afectan directamente al estado de ánimo de las personas, pero, ¿afectan de otra manera? Si, y de qué manera.

                

   En primer lugar, la unión de ciertos colores, con el tipo de material y una cierta iluminación, puede provocar deslumbramientos, generando molestias a las personas afectadas por ellos. Como se puede ver la elección del color va íntimamente relacionada con la iluminación del espacio, o al contrario, y con acabado de los materiales empleados.

                

    También hemos de tener cuidado con el campo de visión de cada trabajador, si en ese campo de visión tenemos grandes contrastes de color, aparte de dificultar la concentración, pueden producir cansancio, al tener el ojo que adaptarse continuamente a esos cambios tan importantes. No olvidemos que estamos diseñando un espacio de trabajo, y la prioridad que debe estar por encima de todas es favorecer el incremento de productividad de los empleados.

                

    Pero, ¿y económicamente? ¿Puede afectar de una forma positiva o negativa económicamente hablando? Pues de nuevo la respuesta es sí.

                

    Empleando colores claros en los techos con una alta capacidad de reflexión (superior al 60%) podremos reducir la iluminación necesaria aunque mantengamos un tono oscuro en el suelo y con una reflexión inferior al 30%, necesario en muchos casos por razones de durabilidad. Un mobiliario en tonos claros, unas paredes en colores cálidos, siempre ayudarán a reducir la necesidad de iluminación artificial. Ahora, ojo con los deslumbramientos, cuidemos la textura de los materiales.

                

    En oficinas con colores fríos, de aspecto tétrico, en muchos casos, en un intento por hacer más acogedora la oficina, se aumenta la temperatura, con el sobrecoste en climatización que ello conlleva, empleando colores cálidos, como el crema, el melocotón, cambiamos esa situación, haciendo más acogedora y cálida la oficina. Otro ahorro económico.

                

    ¿A qué conclusión llegamos? Sencillo, los colores son un elemento más analizar en un espacio de trabajo, pero a analizarlo desde el punto de vista funcional, desde la óptica del incremento de productividad por encima de cualquier visión meramente decorativa.