COMO SABER SI MI ESPACIO DE TRABAJO ES EL IDÓNEO.

     Eso es, el idóneo o al menos que la balanza coste/beneficio sea positiva. Es muy común al preguntar sobre el espacio de trabajo recibir esta respuesta:

"Nuestra oficina es pequeña, por ello nos resulta barata, y bueno, nos apañamos para caber todos."

    Esta afirmación no sorprende a nadie, de hecho puede parecer hasta coherente y responsable, pero, ¿qué tal suena esta?:

“Hemos adquirido una aplicación informática de gestión que ralentiza nuestro trabajo, pero bueno, nos apañamos, además, nos salió muy barata”.

    Seguro que si alguien os dijera esto os llevaríais las manos a la cabeza y no le concederíais demasiado futuro al proyecto de esta persona. Sin embargo, dedicar buena parte de nuestros recursos a un espacio que ya no es que no genere beneficios a la compañía, sino que merma la productividad nos parece una buena medida.

    Bajo mi punto de vista la raíz del problema es que el espacio de trabajo se ve como un mal necesario, cuya única finalidad es ser la caja que contiene a lo que realmente genera beneficios, pero no se ha asimilado aún que en buena medida los resultados de la compañía dependen de esta caja, con lo que cuanto menos no cueste mejor, sin pensar que el balance al final del año será igualmente negativo a este respecto, cuesta poco, si, pero no aporta nada positivo que equilibre la balanza.

    Pero digo yo, ¿y si viéramos el espacio de trabajo como un activo más? En el que al final del año podamos colocar a un lado el coste del mismo, al otro el beneficio que genera en productividad de la plantilla, imagen si es que hace falta, ahorro energético, y el balance resultara positivo porque aunque su coste sea mayor genera aún más beneficio.

   Yo me quedo con el segundo escenario sin duda.

   Y si os dijera que el ejercicio de analizar y diseñar el espacio de trabajo para hacerlo productivo generalmente reduce la superficie necesaria, reduciendo lógicamente el coste, ¿con qué escenario os quedaríais?

   Saludos.

¿CUANTO CUESTA UNA DISTRIBUCIÓN INADECUADA?

     Parece que poco a poco se va aceptando la realidad de que la productividad de la plantilla es sensible a su entorno, la iluminación, climatización, un mobiliario ergonómico son cuestiones más que aceptadas, pero, ¿su distribución también?

     Desde luego que si, y además es relativamente sencillo hacer un cálculo del dinero que puede costarnos una distribución deficiente en ciertas situaciones. En este caso cuantificaremos cuánto puede costarnos una distribución que no proteja a su plantilla de los estímulos externos provocando interrupciones en su concentración mermando su productividad.

     Bien, empecemos por saber qué nos cuesta que un trabajador pierda la concentración. El psicólogo Mihaly Csikszentmihalyl definió en 1975 un estado de la mente denominado el estado de flujo o flow, que es aquel estado mental operativo en el cual la persona está completamente inmersa en la actividad que está realizando, o por llamarlo de otra manera, productivo al máximo. Bien, pues analizó que volver a ese estado tras una interrupción cuesta alrededor de 20 minutos, y si las interrupciones son numerosas nunca se llega a ese estado.

     Y por otro lado, ¿quién no ha visitado a un cliente y para llegar al despacho o la sala de reunión ha paseado por prácticamente toda la oficina provocando la desconcentración de casi toda la plantilla? Es algo bastante habitual entrar en una oficina y encontrarse la mirada curiosa de parte de la plantilla.

     Hagamos unos números, si estimamos un coste de hora de 30€, y la tercera parte de esa hora vuela con cada interrupción, osea, 10€. ¿se podría decir que si hay 20 empleados de camino a mi despacho cada visita que recibo me cuesta 200€? No, realmente serían 400, cuando se va la visita produce el mismo efecto. Aunque siendo realistas tampoco serían 400, la productividad no se anula en esos 20 minutos, solo se reduce en buena medida, ¿lo dejamos en 300?

¿Cuántos empleados hay camino de tu despacho en tu compañía?¿Cuántas visitas tienes al día?¿Cuál es el coste medio de la hora de tus empleados?

     Quizá ya no resulta tan descabellado plantearte un análisis y un cambio en la distribución de tu espacio de trabajo, ¿verdad?