¿NECESITO UN CAMBIO DE OFICINA?

     Una afirmación frecuente que nos transmiten las direcciones de compañías al plantearles un cambio de espacio es:

   "Bueno, realmente ahora no vemos la necesidad de cambiar de oficina, tenemos suficiente espacio y podemos hacer frente a los costes que nos genera."

    Es un argumento que sería rechazado si se tratara de cualquier otro elemento de la compañía, sería tildado de poco productivo. Si al medir los resultados de una cara maquinaria de una cadena de montaje el resultado fuera que no es un cuello de botella y que se va amortizando seguramente rodarían cabezas. ¿Dónde se ha quedado la mejora continua y la obtención del máximo rendimiento de todos los equipos?.

    Las compañías dedican recursos y horas de consultoría para optimizar al máximo los procesos y obtener el mayor rendimiento de todos los activos. Se localizan los cuellos de botella, se eliminan, éstos se desplazan a otras estaciones, se vuelven a eliminar, se invierte en tecnología, se reducen los inventarios a lo imprescindible cuadrándolos con la producción y las ventas, en conclusión, encaje de bolillos para funcionar como un reloj suizo, eficiencia en su estado puro.

  Llegamos al espacio de trabajo, el cual, curiosamente es generalmente el SEGUNDO coste más importante de la compañía y el análisis se limita a que lo podamos pagar y no moleste, inaudito. Nos encontramos con espacios infrautilizados, resultado, superficie excesiva que se paga, distribuciones ineficientes que afectan a la productividad de la plantilla que generan cuellos de botella que somos incapaces de resolver al no enfrentarnos a ellos de la forma adecuada, instalaciones poco eficientes que desperdician una energía cada vez más cara.

   Repitamos la pregunta, ¿es necesario cambiar de oficina? Pues en la misma medida en que cambiamos nuestros procesos, la distribución de los espacios ha de analizarse continuamente para mejorar los resultados de productividad y coste, y si ello implica cambiar de espacio de trabajo, adelante. Generalmente, cuando se produce un cambio en los procesos de una compañía, es más que probable que sea conveniente realizar cambios en la distribución de los espacio.

UN CAMBIO NO SÓLO HA DE PLANTEARSE POR COSTE O SUPERFICIE, SINO POR MEJORA, POR EFICIENCIA.

COMO SABER SI MI ESPACIO DE TRABAJO ES EL IDÓNEO.

     Eso es, el idóneo o al menos que la balanza coste/beneficio sea positiva. Es muy común al preguntar sobre el espacio de trabajo recibir esta respuesta:

"Nuestra oficina es pequeña, por ello nos resulta barata, y bueno, nos apañamos para caber todos."

    Esta afirmación no sorprende a nadie, de hecho puede parecer hasta coherente y responsable, pero, ¿qué tal suena esta?:

“Hemos adquirido una aplicación informática de gestión que ralentiza nuestro trabajo, pero bueno, nos apañamos, además, nos salió muy barata”.

    Seguro que si alguien os dijera esto os llevaríais las manos a la cabeza y no le concederíais demasiado futuro al proyecto de esta persona. Sin embargo, dedicar buena parte de nuestros recursos a un espacio que ya no es que no genere beneficios a la compañía, sino que merma la productividad nos parece una buena medida.

    Bajo mi punto de vista la raíz del problema es que el espacio de trabajo se ve como un mal necesario, cuya única finalidad es ser la caja que contiene a lo que realmente genera beneficios, pero no se ha asimilado aún que en buena medida los resultados de la compañía dependen de esta caja, con lo que cuanto menos no cueste mejor, sin pensar que el balance al final del año será igualmente negativo a este respecto, cuesta poco, si, pero no aporta nada positivo que equilibre la balanza.

    Pero digo yo, ¿y si viéramos el espacio de trabajo como un activo más? En el que al final del año podamos colocar a un lado el coste del mismo, al otro el beneficio que genera en productividad de la plantilla, imagen si es que hace falta, ahorro energético, y el balance resultara positivo porque aunque su coste sea mayor genera aún más beneficio.

   Yo me quedo con el segundo escenario sin duda.

   Y si os dijera que el ejercicio de analizar y diseñar el espacio de trabajo para hacerlo productivo generalmente reduce la superficie necesaria, reduciendo lógicamente el coste, ¿con qué escenario os quedaríais?

   Saludos.

¿CUANTO CUESTA UNA DISTRIBUCIÓN INADECUADA?

     Parece que poco a poco se va aceptando la realidad de que la productividad de la plantilla es sensible a su entorno, la iluminación, climatización, un mobiliario ergonómico son cuestiones más que aceptadas, pero, ¿su distribución también?

     Desde luego que si, y además es relativamente sencillo hacer un cálculo del dinero que puede costarnos una distribución deficiente en ciertas situaciones. En este caso cuantificaremos cuánto puede costarnos una distribución que no proteja a su plantilla de los estímulos externos provocando interrupciones en su concentración mermando su productividad.

     Bien, empecemos por saber qué nos cuesta que un trabajador pierda la concentración. El psicólogo Mihaly Csikszentmihalyl definió en 1975 un estado de la mente denominado el estado de flujo o flow, que es aquel estado mental operativo en el cual la persona está completamente inmersa en la actividad que está realizando, o por llamarlo de otra manera, productivo al máximo. Bien, pues analizó que volver a ese estado tras una interrupción cuesta alrededor de 20 minutos, y si las interrupciones son numerosas nunca se llega a ese estado.

     Y por otro lado, ¿quién no ha visitado a un cliente y para llegar al despacho o la sala de reunión ha paseado por prácticamente toda la oficina provocando la desconcentración de casi toda la plantilla? Es algo bastante habitual entrar en una oficina y encontrarse la mirada curiosa de parte de la plantilla.

     Hagamos unos números, si estimamos un coste de hora de 30€, y la tercera parte de esa hora vuela con cada interrupción, osea, 10€. ¿se podría decir que si hay 20 empleados de camino a mi despacho cada visita que recibo me cuesta 200€? No, realmente serían 400, cuando se va la visita produce el mismo efecto. Aunque siendo realistas tampoco serían 400, la productividad no se anula en esos 20 minutos, solo se reduce en buena medida, ¿lo dejamos en 300?

¿Cuántos empleados hay camino de tu despacho en tu compañía?¿Cuántas visitas tienes al día?¿Cuál es el coste medio de la hora de tus empleados?

     Quizá ya no resulta tan descabellado plantearte un análisis y un cambio en la distribución de tu espacio de trabajo, ¿verdad? 

CUIDAMOS COMO ES DEBIDO NUESTRO MAS CARO ACTIVO?

     Pues no, no suele ser así. Aunque alguna gran compañía ya empieza a darse cuenta de que sus resultados no dependen principalmente ni de sus servidores, ni de sus infraestructuras, ni en gran medida de las decisiones de su dirección, sino de su capital humano, su activo más caro y en muchos casos el más olvidado.

    Seguro que lo que voy a decir ahora va a chirriar a más de uno que pertenezca a Recursos Humanos, pero si lee la entrada entera terminará dándome la razón.

      "Ojalá se tratara a la plantilla de las empresas como a ciertos equipos."

    Voy a comparar cómo se analiza y trata el puesto de trabajo de un servidor informático por ejemplo, frente al de un empleado que trabaja a menudo en el cliente.

Servidor informático.

- Nos ponemos en manos de una empresa especializada para que nos asesore sobre todo lo relacionado con el servidor.

- Se le cede un espacio privado con sistema de climatización independiente, y a menudo con sistemas redundantes.

- En lo referente a la alimentación eléctrica, se crea una red con sistemas para mantener los valores eléctricos estables y un servicio ininterrumpido.

- Sistemas de detección y extinción de incendios especificos y más sofisticados y caros que para el resto de los espacios.

**En conclusión, se siguen punto por punto las especificaciones marcadas por el fabricante y los técnicos que contratamos para que nos asesoren. Todo lo que sea necesario para que el servidor funcione a pleno rendimiento.

El coste de estos equipos es muy variable, pero bueno, algo pequeño para una empresa de 30 o 40 empleados puede estar entre 10.000 y 20.000 euros.

Empleado con ratio de uso de espacio bajo.

- No vemos necesario acudir a un profesional para que nos asesore sobre el puesto asignado mas adecuado, ni sobre la ubicación dentro del espacio de trabajo.

- La climatización generalmente se dimensiona y calcula para espacios sin compartimentaciones, al ir haciendo divisiones se desestabiliza el equilibrio existente, y al ubicar a la plantilla por desconocimiento no se suele solucionar.

- A nivel de instalación eléctrica e iluminación, los requerimientos se suelen cumplir ya que son operaciones evidentes, sencillas y baratas.

**A pesar de tratarse del "elemento" más sensible a los estímulos externos, y por ello el más complicado de implantar, nos lanzamos a ubicarlo y definir su puesto sin ningún apoyo, y sin analizar las necesidades de éste en base a su tipo de trabajo . NO, comprar una silla de 500 euros con muchos ajustes no es suficiente.

¿Coste? Pues podemos estar hablando de unos 36.000 euros AL AÑO. Parece que nuestro servidor se está convirtiendo en calderilla.

     Bien, seguramente más de uno estará pensando que el valor del servidor aumenta porque la caída de éste significaría la interrupción en la actividad de la compañía. Hoy en día tenemos sistemas redundantes, la nube, y un largo listado de soluciones, y con un correcto plan de contingencias se podría estar en funcionamiento en un corto espacio de tiempo.

Con esto no quiero decir que debamos descuidar nuestros servidores, todo lo contrario, lo que quiero decir es que es necesario analizar con cuidado las necesidades de nuestro capital humano.

    El capital humano "tiene" unas especificaciones mucho más complejas que las de un equipo, y cualquier deficiencia afecta a la productividad de los empleados, y puede suponer un coste mucho mayor que la avería de cualquier equipo. Por no decir el sobrecoste que supone infrautilizar espacios de trabajo al no distribuir correctamente los diferentes espacios de soporte.